Funcionamiento básico del programa informático

                               FUNCIONAMIENTO BASICO DELPROGRAMA INFORMATICO                       

En esta sección pretendemos introducir el manejo básico de cualquier aplicación informática de hojas de cálculo que trabaja bajo un sistema operativo Windows (entorno gráfico de trabajo con ventanas y menús). Para ello haremos una abstracción de los modos de operar en distintos programas de empresas distintas como Lotus 1-2-3, Excel de Microsoft, etc. La generalización anterior es viable por la gran analogía que existe en la manera de manejar todas esas aplicaciones, hasta el punto de que ,si sabemos manejar una de ellas , resulta muy fácil trabajar con cualquiera de las otras.

ESTRUCTURA DE LA VENTANA DEL PROGRAMA

Como toda aplicación bajo Windows, la que elabora hojas de cálculo se ejecuta dentro de una ventana (ver Ilustración --1-2) que presenta varias partes:

• Barra de títulos ,que contiene el botón de control de la ventana, nombres del programa y archivo actual, y los botones de cambio de tamaño de la ventana.
• Barra de menús, que contiene todos los mandatos del programa, distribuidos en un sistema de menús.
• Barra de herramientas, formada `por una serie de botones gráficos que permiten la ejecución rápida de algunos mandatos.
• Línea de edición, donde aparece el contenido y dirección de la celda que se modifica o está activa., así como los botones selector de rangos y selector de funciones predefinidas.
• Ventanas de archivos, conteniendo cada un archivo de una o varias hojas cuadriculadas.
• Barra de estado, formada por varios botones que informan sobre características del modo de trabajo actual, así como permiten cambiarlas.  

Realización de operaciones mediante entorno gráfico del programa.

La gestión de archivos de hojas de cálculo (crear, abrir, cerrar, guardar...) se realiza de modo análogo a cualquier aplicación Windows, debido a la conocida coherencia existente entre dicho tipo de aplicaciones.

En general es sencillo realizar cualquier operación con la hoja que estamos trabajando (hoja activa), pues siempre se procede señalando con el puntero del ratón el objeto (rango de celdas, gráfico, dibujo, filas, columnas u hojas completas ) sobre el que se va a realizar y, a continuación, se especifica el mandato a través de su selección en la barra de menús (desplegando algún submenú); o bien haciendo clic con el ratón apuntando al botón correspondiente. Algunos mandatos no se ejecutan directamente sino que conducen a la aparición en pantalla de una caja de diálogo en la que hay que especificar varias opciones. Las hojas de cálculo actuales también incorporan la tecnología de los menús contextuales que se despliegan al apuntar con el ratón a un objeto seleccionado y pulsar su botón derecho, para ejecutar cualquier mandato.

Dos conceptos fundamentales son el de celda activa (casilla de la hoja que aparece con un recuadro más grueso y que se mueve con el teclado o el ratón con la finalidad de indicar sobre qué celda se introducirán los datos o se ejecutará un mandato) y el de rango de celdas (conjunto de celdas consecutivas que forman un rectángulo. Así como una celda es referenciada por su dirección (letra de columna y número de fila), los rangos son identificados por la dirección de su celda superior izquierda y la dirección de su celda inferior derecha separadas por dos puntos, es decir, las direcciones de los dos vértices del rectángulo que forma el rango.

A continuación indicamos brevemente cómo se realizan las operaciones más comunes y útiles para la elaboración de una hoja de cálculo

• Desplazamiento por la hoja: básicamente se puede realizar mediante las teclas de movimiento del cursor (flechas arriba, abajo, izquierda y derecha) para movernos de celda en celda consecutiva; o bien, con el ratón apuntando y haciendo clic (pulsar su botón izquierdo) sobre una celda. Para deplazarnos a celdas no visibles en pantalla, se pueden utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical, las cuales actúan como en cualquier ventana de un sistema operativo Windows.
• Introducción de datos: Para escribir un dato (texto, número, fecha y hora, fórmula) en una celda basta hacerla activa y empezar a teclear , apareciendo lo que se está escribiendo tanto en la celda activa como en la línea de edición. Para confirmar todo lo introducido, hay que pulsar la tecla retorno o hacer clic con ratón en el botón de confirmar de la línea de edición. Si por el contrario queremos borrarlo, basta hacer clic sobre el botón cancelar. Para que el programa considere las fórmulas como tales, hay que comenzar su introducción con el símbolo ¨=¨ ó ¨+¨. Tras aceptar la fórmula escrita en una celda, se realiza el cálculo de la misma y se muestra su valor numérico. mientras que en la línea de edición siempre se muestra la definición completa de la fórmula. Asimismo el programa interpreta que unos datos son fechas u horas cuando están escritos en unos formatos preestablecidos. En las fórmulas se pueden utilizar como operadores tanto los aritméticos habituales como los lógicos que trabajan con condiciones y las funciones predefinidas que es capaz de calcular el programa. Por su parte los operandos de las fórmulas pueden ser números, referencias de celdas o rangos, nombres de rango e incluso funciones. La jerarquía de las operaciones es la misma que el convenio de matemáticas.
• Modificación de datos: Para modificar datos previamente introducidos en una celda, basta hacer activa la celda que los contiene y hacer doble clic con el ratón sobre ella para editar su contenido aprovechando lo ya escrito como en cualquier procesador de texto. Si se quiere borrar el contenido de muchas celdas, se puede seleccionarlas con el ratón y luego pulsar la tecla "Supr".
• Seleccionar un rango de datos: La manera general de proceder es hacer clic sobre la celda superior izquierda y arrastrar el puntero del ratón (moverlo manteniendo pulsado su botón izquierdo) hasta la celda inferior derecha; entonces, al soltarlo, queda resaltado en oscuro todo el rango. Adicionalmente se pueden seleccionar más rangos a la vez si para los restantes se opera igual pero manteniendo siempre pulsada la tecla "Control".
• Movimiento y copia de datos: Estas dos operaciones se pueden realizar como en cualquier aplicación Windows utilizando el mecanismo de transporte de información llamado Portapapeles, mediante los mandatos cortar, copiar y pegar. Al mover o copiar fórmulas, las referencias de las mismas se actualizan o no dependiendo de si hemos escrito referencias relativas, mixtas o absolutas. Cada letra de columna o número de fila de una referencia de celda en una fórmula puede hacerse absoluta anteponiendo el símbolo "$".
• Establecer características de formato: Para indicar tipo de formato numérico y número de decimales o formato de texto (tipo, tamaño y estilo de fuente) de una celda o rango se puede utilizar la barra de estado o bien el mandato formato numérico o atributos y tipos de letras, respectivamente, de la opción formato de la barra de menú. Para dar formato a las celdas (establecer bordes, marcos y sombreados) basta abrir la caja de diálogo Líneas y colores, a la que se accede a través de la opción del mismo nombre de la entrada formato de la barra de menú. Los datos de una celda o grupo se alinean ejecutando el mandato alineación del menú formato o bien haciendo clic sobre los botones de la barra de herramientas correspondientes a cada tipo de alineación
• Creacion de graficos-:Para representar gráficamente una o varias series de datos se procede seleccionando las celdas que los contienen y ejecutando el comando gráfico del menú Herramientas, o ,alternativamente, haciendo clic sobre el botón Gráficos. Entonces el puntero del ratón adquiere aspecto de gráfico de barras de forma que al hacer clic en un lugar de la celda se creará el gráfico predeterminado, Dicho gráfico podrá ser modificado en cuanto a su tipo, título, leyendas, escalas de los ejes, tamaño y colores utilizando el grupo de botones de la barra de herramientas llamado gráficos, que aparece al crear el gráfico.
• Selección de funciones: Para utilizar en nuestras fórmulas funciones predeterminadas, hay que hacer clic con el ratón en el botón llamado selector de funciones, que da acceso a una caja de diálogo en la que se puede seleccionar una de las funciones que aparecen en una lista agrupadas por categorías.
• Rellenado automático de celdas con datos de una serie: Esta función permite rellenar un rango de celdas con los datos de una serie lógica o bien, si se trata de números, con los elementos de una progresión aritmética conocidos sus dos primeros. Se ejecuta escribiendo en dos celdas consecutivas esos dos primeros elementos (o uno sólo)., marcando el rango formado por dichas celdas, llevando el puntero al vértice inferior derecho y cuando cambia de forma arrastrando el ratón hasta marcar todo el rango a rellenar. Al soltarlo, se produce el rellenado automático.
• Dar nombre a un rango: Para una mayor facilidad a la hora de referenciar o ir a un rango, se le puede asignar un nombre mediante su selección y ejecución del mandato Nombre de rango del menú rango de la barra de menús. Cuando sale la caja de diálogo correspondiente, tecleamos el nombre deseado y hacemos clic sobre el botón Aceptar para que sea guardado. Los nombres de rango pueden ser utilizados en fórmulas y mandatos indicándolos en una lista que se despliega con todos los nombres que hemos definido al hacer clic sobre el selector de rangos de la línea de edición