Funcionamiento básico del programa informático

                               FUNCIONAMIENTO BASICO DELPROGRAMA INFORMATICO                       

En esta sección pretendemos introducir el manejo básico de cualquier aplicación informática de hojas de cálculo que trabaja bajo un sistema operativo Windows (entorno gráfico de trabajo con ventanas y menús). Para ello haremos una abstracción de los modos de operar en distintos programas de empresas distintas como Lotus 1-2-3, Excel de Microsoft, etc. La generalización anterior es viable por la gran analogía que existe en la manera de manejar todas esas aplicaciones, hasta el punto de que ,si sabemos manejar una de ellas , resulta muy fácil trabajar con cualquiera de las otras.

ESTRUCTURA DE LA VENTANA DEL PROGRAMA

Como toda aplicación bajo Windows, la que elabora hojas de cálculo se ejecuta dentro de una ventana (ver Ilustración --1-2) que presenta varias partes:

• Barra de títulos ,que contiene el botón de control de la ventana, nombres del programa y archivo actual, y los botones de cambio de tamaño de la ventana.
• Barra de menús, que contiene todos los mandatos del programa, distribuidos en un sistema de menús.
• Barra de herramientas, formada `por una serie de botones gráficos que permiten la ejecución rápida de algunos mandatos.
• Línea de edición, donde aparece el contenido y dirección de la celda que se modifica o está activa., así como los botones selector de rangos y selector de funciones predefinidas.
• Ventanas de archivos, conteniendo cada un archivo de una o varias hojas cuadriculadas.
• Barra de estado, formada por varios botones que informan sobre características del modo de trabajo actual, así como permiten cambiarlas.  

Realización de operaciones mediante entorno gráfico del programa.

La gestión de archivos de hojas de cálculo (crear, abrir, cerrar, guardar...) se realiza de modo análogo a cualquier aplicación Windows, debido a la conocida coherencia existente entre dicho tipo de aplicaciones.

En general es sencillo realizar cualquier operación con la hoja que estamos trabajando (hoja activa), pues siempre se procede señalando con el puntero del ratón el objeto (rango de celdas, gráfico, dibujo, filas, columnas u hojas completas ) sobre el que se va a realizar y, a continuación, se especifica el mandato a través de su selección en la barra de menús (desplegando algún submenú); o bien haciendo clic con el ratón apuntando al botón correspondiente. Algunos mandatos no se ejecutan directamente sino que conducen a la aparición en pantalla de una caja de diálogo en la que hay que especificar varias opciones. Las hojas de cálculo actuales también incorporan la tecnología de los menús contextuales que se despliegan al apuntar con el ratón a un objeto seleccionado y pulsar su botón derecho, para ejecutar cualquier mandato.

Dos conceptos fundamentales son el de celda activa (casilla de la hoja que aparece con un recuadro más grueso y que se mueve con el teclado o el ratón con la finalidad de indicar sobre qué celda se introducirán los datos o se ejecutará un mandato) y el de rango de celdas (conjunto de celdas consecutivas que forman un rectángulo. Así como una celda es referenciada por su dirección (letra de columna y número de fila), los rangos son identificados por la dirección de su celda superior izquierda y la dirección de su celda inferior derecha separadas por dos puntos, es decir, las direcciones de los dos vértices del rectángulo que forma el rango.

A continuación indicamos brevemente cómo se realizan las operaciones más comunes y útiles para la elaboración de una hoja de cálculo

• Desplazamiento por la hoja: básicamente se puede realizar mediante las teclas de movimiento del cursor (flechas arriba, abajo, izquierda y derecha) para movernos de celda en celda consecutiva; o bien, con el ratón apuntando y haciendo clic (pulsar su botón izquierdo) sobre una celda. Para deplazarnos a celdas no visibles en pantalla, se pueden utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical, las cuales actúan como en cualquier ventana de un sistema operativo Windows.
• Introducción de datos: Para escribir un dato (texto, número, fecha y hora, fórmula) en una celda basta hacerla activa y empezar a teclear , apareciendo lo que se está escribiendo tanto en la celda activa como en la línea de edición. Para confirmar todo lo introducido, hay que pulsar la tecla retorno o hacer clic con ratón en el botón de confirmar de la línea de edición. Si por el contrario queremos borrarlo, basta hacer clic sobre el botón cancelar. Para que el programa considere las fórmulas como tales, hay que comenzar su introducción con el símbolo ¨=¨ ó ¨+¨. Tras aceptar la fórmula escrita en una celda, se realiza el cálculo de la misma y se muestra su valor numérico. mientras que en la línea de edición siempre se muestra la definición completa de la fórmula. Asimismo el programa interpreta que unos datos son fechas u horas cuando están escritos en unos formatos preestablecidos. En las fórmulas se pueden utilizar como operadores tanto los aritméticos habituales como los lógicos que trabajan con condiciones y las funciones predefinidas que es capaz de calcular el programa. Por su parte los operandos de las fórmulas pueden ser números, referencias de celdas o rangos, nombres de rango e incluso funciones. La jerarquía de las operaciones es la misma que el convenio de matemáticas.
• Modificación de datos: Para modificar datos previamente introducidos en una celda, basta hacer activa la celda que los contiene y hacer doble clic con el ratón sobre ella para editar su contenido aprovechando lo ya escrito como en cualquier procesador de texto. Si se quiere borrar el contenido de muchas celdas, se puede seleccionarlas con el ratón y luego pulsar la tecla "Supr".
• Seleccionar un rango de datos: La manera general de proceder es hacer clic sobre la celda superior izquierda y arrastrar el puntero del ratón (moverlo manteniendo pulsado su botón izquierdo) hasta la celda inferior derecha; entonces, al soltarlo, queda resaltado en oscuro todo el rango. Adicionalmente se pueden seleccionar más rangos a la vez si para los restantes se opera igual pero manteniendo siempre pulsada la tecla "Control".
• Movimiento y copia de datos: Estas dos operaciones se pueden realizar como en cualquier aplicación Windows utilizando el mecanismo de transporte de información llamado Portapapeles, mediante los mandatos cortar, copiar y pegar. Al mover o copiar fórmulas, las referencias de las mismas se actualizan o no dependiendo de si hemos escrito referencias relativas, mixtas o absolutas. Cada letra de columna o número de fila de una referencia de celda en una fórmula puede hacerse absoluta anteponiendo el símbolo "$".
• Establecer características de formato: Para indicar tipo de formato numérico y número de decimales o formato de texto (tipo, tamaño y estilo de fuente) de una celda o rango se puede utilizar la barra de estado o bien el mandato formato numérico o atributos y tipos de letras, respectivamente, de la opción formato de la barra de menú. Para dar formato a las celdas (establecer bordes, marcos y sombreados) basta abrir la caja de diálogo Líneas y colores, a la que se accede a través de la opción del mismo nombre de la entrada formato de la barra de menú. Los datos de una celda o grupo se alinean ejecutando el mandato alineación del menú formato o bien haciendo clic sobre los botones de la barra de herramientas correspondientes a cada tipo de alineación
• Creacion de graficos-:Para representar gráficamente una o varias series de datos se procede seleccionando las celdas que los contienen y ejecutando el comando gráfico del menú Herramientas, o ,alternativamente, haciendo clic sobre el botón Gráficos. Entonces el puntero del ratón adquiere aspecto de gráfico de barras de forma que al hacer clic en un lugar de la celda se creará el gráfico predeterminado, Dicho gráfico podrá ser modificado en cuanto a su tipo, título, leyendas, escalas de los ejes, tamaño y colores utilizando el grupo de botones de la barra de herramientas llamado gráficos, que aparece al crear el gráfico.
• Selección de funciones: Para utilizar en nuestras fórmulas funciones predeterminadas, hay que hacer clic con el ratón en el botón llamado selector de funciones, que da acceso a una caja de diálogo en la que se puede seleccionar una de las funciones que aparecen en una lista agrupadas por categorías.
• Rellenado automático de celdas con datos de una serie: Esta función permite rellenar un rango de celdas con los datos de una serie lógica o bien, si se trata de números, con los elementos de una progresión aritmética conocidos sus dos primeros. Se ejecuta escribiendo en dos celdas consecutivas esos dos primeros elementos (o uno sólo)., marcando el rango formado por dichas celdas, llevando el puntero al vértice inferior derecho y cuando cambia de forma arrastrando el ratón hasta marcar todo el rango a rellenar. Al soltarlo, se produce el rellenado automático.
• Dar nombre a un rango: Para una mayor facilidad a la hora de referenciar o ir a un rango, se le puede asignar un nombre mediante su selección y ejecución del mandato Nombre de rango del menú rango de la barra de menús. Cuando sale la caja de diálogo correspondiente, tecleamos el nombre deseado y hacemos clic sobre el botón Aceptar para que sea guardado. Los nombres de rango pueden ser utilizados en fórmulas y mandatos indicándolos en una lista que se despliega con todos los nombres que hemos definido al hacer clic sobre el selector de rangos de la línea de edición

 Hojas electronicas o de cálculo

Una 'hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

 Orígenes de las hojas de cálculo

En 1961 se vislumbró el concepto de una hoja de cálculo electrónica en el artículo Budgeting Models and System Simulation de Richard Mattessich. Pardo y Landau merecen parte del crédito de este tipo de programas, y de hecho intentaron patentar (patente en EE.UU. número 4.398.249) algunos de los algoritmos en 1970. La patente no fue concedida por la oficina de patentes por ser una invención puramente matemática. Pardo y Landau ganaron un caso en la corte estableciendo que "algo no deja de ser patentable solamente porque el punto de la novedad es un algoritmo". Este caso ayudó al comienzo de las patentes de software.

Dan Bricklin es el inventor generalmente aceptado de las hojas de cálculo. Bricklin contó la historia de un profesor de la universidad que hizo una tabla de cálculos en una pizarra. Cuando el profesor encontró un error, tuvo que borrar y reescribir una gran cantidad de pasos de forma muy tediosa, impulsando a Bricklin a pensar que podría replicar el proceso en un computador, usando el paradigma tablero/hoja de cálculo para ver los resultados de las fórmulas que intervenían en el proceso.

Su idea se convirtió en VisiCalc, la primera hoja de cálculo, y la "aplicación fundamental" que hizo que el PC (ordenador u computador personal) dejase de ser sólo un hobby para entusiastas del computador para convertirse también en una herramienta en los negocios y en las empresas.

"Operaciones aritméticas básicas en plantillas de cálculo"

Cada vez que se insertan datos en una celda, es posible observar que, por ejemplo, los datos literales o de texto se alinean a la izquierda de la celda mientras que un dato tipo numérico (entero o con decimales) se alinea a la derecha de la celda de forma automática.

Sin embargo, puede decirse que cada vez que se necesita hacer uno o más cálculos en una celda, es necesario escribir el cálculo de un modo diferente.

Existen operadores aritméticos básicos como la suma, la diferencia, el producto y el cociente que permiten realizar dichos cálculos, existen además funciones predeterminadas para dicho fin. En todos los casos, debe anteponerse el signo igual (=) a todos estos tipos de cálculos para que la plantilla “reconozca” a ese dato como una operación aritmética o función sobre determinado dato o grupo de datos.

Las cuatro operaciones básicas en plantillas: Suma, resta, producto y cociente

La multiplicación se realiza por medio del operador *. Por ejemplo =b1*c3, multiplica los valores que hay en las celdas b1 y c3. Se pueden multiplicar más de dos celdas.

La división se realiza por medio del operador /. Por ejemplo =b1/c3, divide el valor que hay en la celda b1 por el de la celda c3.

Si se desea elevar el valor de una celda al exponente n, debe utilizarse el símbolo circunflejo (^). Por ejemplo, para elevar el contenido de la celda c4 al cubo se escribe la fórmula =c4^3.

Si la suma es de pocas celdas, conviene sumarlas directamente: =a1+a2+a3. Lo mismo puede hacerse si necesita restarse: =a1-b1-c1.

Símbolos de agrupación de operaciones

Cuando se deben hacer operaciones combinadas (divisiones que se suman a una multiplicación, por ejemplo), se pueden usar paréntesis como en matemática para separar una operación de otra. Sin embargo, y también del mismo modo que en matemática, las operaciones tienen un Orden de Prioridad “natural” de operación. Primero se resuelven potencias y raíces. Después cocientes y productos

Orden de Prioridad de las operaciones

Todas las subexpresiones entre paréntesis se evalúan primero. Las subexpresiones con paréntesis anidados se evalúan desde el centro hacia los extremos.

Dentro de una expresión, los operadores se evalúan de la siguiente manera:

° Se analiza la expresión de izquierda a derecha.

° Si en la expresión existen paréntesis, lo que se encuentra dentro de estos se evalúan de izquierda a derecha según orden de prioridad de los mismos.

° Si en la expresión se encuentran más de un par de paréntesis, la evaluación se realiza comenzando con el paréntesis que se encuentra más a la izquierda en la expresión hasta llegar al par de paréntesis que se encuentra más a la derecha de la expresión.

Nociones de constantes y variables

Un par de conceptos de vital interés en matemática, y en toda aplicación de esta ciencia a un área específica de conocimiento, es el de constante y variable. Para emplear una terminología simple, entenderemos por constante todo número (o más genéricamente todo valor) conciso.

Una variable en cambio, y como su nombre lo sugiere, es una representación de un dato que puede no tener el mismo valor siempre.

Así, cuando decimos La temperatura de ebullición del agua es de 100º C, estamos haciendo referencia a un valor constante para ese fenómeno en particular. Sin embargo si hacemos referencia a la experiencia de calentar el agua, observaremos que a medida que transcurre el tiempo, los valores que toma la temperatura van variando hasta alcanzar la ebullición. En este segundo caso, a la temperatura se la considera variable.

Operaciones con constantes

La plantilla de cálculo Excel, por supuesto, puede manipular de forma directa valores específicos (constantes), de modo similar a una calculadora.

Así, si se desean sumar los números 12, 13, 12 y 14 que están en las celdas a1, a2, a3 y a4 respectivamente, será suficiente con posicionarse, por ejemplo, en la celda a5 y escribir =12+13+12+14.

Como se verá a continuación, esta forma de realizar cálculos (complejos o no), no es recomendable. Cometer un error en la carga de un valor implicaría corregir el número erróneo, y además la fórmula en sí misma.

Operaciones con variables. Ventajas

Puede añadirse a todo lo anteriormente expuesto que en Ciencias de la Computación, la interpretación de constante y de variable es similar a la de matemática, pero tiene además un enfoque particular en lo referente a la idea de variable.

Se considera que toda variable, en informática, almacena un valor. De este modo será mucho más ventajoso manipular una variable, y no su contenido específico. En la Planilla de Cálculo Excel, manipular variables equivale a manipular celdas.

De este modo, en el ejemplo anterior, será más eficiente escribir en la celda a5 la fórmula “con variables” =a1+a2+a3+a4, que la fórmula “con constantes” =12+13+12+14. En la primera, si se comete un error al cargar los valores de a1 a a4, solamente se corregirá/n dicho/s error/es. Como la fórmula está escrita “en celdas” – o sea manipulando variables – la fórmula en sí misma recalculará el resultado correcto sin necesidad de ser corregida.

Una fórmula es una secuencia formada por valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *, +, -, Seno, Coseno, etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores que se pueden utilizar en una fórmula son :

OPERADORES ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - * /  % ^ OPERADOR TIPO TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: & OPERADORES RELACIONALES se emplean para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < > = <= >= <> OPERADORES DE REFERENCIAindican que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser: - Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5 - Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5

Cuando hay varias operaciones  en una misma expresión, cada parte de la misma se evalúa y se resuelve en un orden determinado. Ese orden se conoce como prioridad de los operadores.

Se pueden utilizar paréntesis para modificar el orden de prioridad y forzar la resolución de algunas partes de una expresión antes que otras. Las operaciones entre paréntesis son siempre ejecutadas antes que las que están fuera del paréntesis. Sin embargo, dentro de los paréntesis se mantiene la prioridad normal de los operadores. Cuando hay expresiones que contienen operadores de más de una categoría, se resuelve antes las que tienen operadores aritméticos, a continuación las que tienen operadores de comparación y por último las de operadores lógicos .

Los operadores de comparación tienen todos la misma prioridad, es decir que son resueltos de izquierda a derecha, en el orden en que aparecen. Son:

COMPARACIÓN Igualdad (=) Desigualdad (<>) Menor que (<) Mayor que (>) Menor o igual que (<=) Mayor o igual que (>=)

Los operadores lógicos y aritméticos son resueltos en el siguiente orden de prioridad (de mayor a menor):

ARITMÉTICOS LÓGICOS Exponenciación (^) Not Negación (-) And Multiplicación (*) y División (/) Or Adición (+) y Sustracción (-) Concatenación de caracteres (&) Cuando hay multiplicación y división en la misma expresión, cada operación es resuelta a medida que aparece, de izquierda a derecha. Del mismo modo, cuando se presentan adiciones y sustracciones en una misma expresión, cada operación es resuelta en el orden en que aparece, de izquierda a derecha. El operador de concatenación de cadenas de caracteres (&) no es realmente un operador aritmético pero es prioritario respecto a todos los operadores de comparación.

FUNCIONES

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos con esos valores y devuelve un resultado. Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error. 1) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. 2) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. 3) Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ";". Ejemplo: =SUMA(A1:B3) esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3

Referencias relativas

Cuando escribimos una fórmula, cualquiera que sea, podemos evitar escribirla muchas veces por medio del punto de autorellenado, que está en la celda seleccionada abajo a la derecha. Si nos ubicamos en la celda que contiene la fórmula, y acercamos el ratón a ese punto hasta que el puntero se transforma en una cruz finita y negra, puede apretarse el botón sin soltarse y "arrastrar" la fórmula al resto de las celdas. Cuando esto se hace de arriba para abajo, el número de la fila de la celda inicial se va incrementando en uno, y la letra de la columna queda fija. O sea que si la primera celda (la que contenía la fórmula), era c2, el autollenado celda por celda va siendo c3, c4, c5,…, c7, (suponiendo que la última sea c7). Si lo mismo se hace, por ejemplo, de izquierda a derecha, ocurre al revés. El número de la fila queda fijo, pero aumenta en uno la letra de la columna. O sea que si la primera celda (la que contenía la fórmula), era c2, el autollenado celda por celda va siendo d2, e2, f2,…, j2, (suponiendo que la última sea j2).

Referencias absolutas

Muchas veces ocurre que un valor en una celda debe afectar a varios valores que se encuentran en otro grupo de celdas. Por ejemplo, en una celda puede haber un precio que debe multiplicar a varias cantidades que se encuentran en otras celdas; o un porcentaje (de descuento o de incremento) debe multiplicar a varios importes que están en otro rango de celdas. Para poder utilizar la celda de precios, por ejemplo, para realizar las multiplicaciones, no podríamos autollenar la fórmula de multiplicación para todas las celdas. ¿Por qué?, porque como el número de la fila aumenta (es relativa), ya la celda del precio no multiplicaría a todos los números. Entonces, cuando se tiene que multiplicar un número en una celda por varios números que están en otras celdas, lo que conviene es inmovilizar la celda que contiene el precio. Esto se llama hacer una celda o referencia absoluta. Hay dos maneras de hacer esto. La primera es colocar el cursor (con el mouse o las teclas de dirección) delante de la celda que se quiere inmovilizar y pulsar la tecla F4. Supongamos que nuestro precio se encuentra en la celda b1 y la deseamos multiplicar por una primera cantidad de artículos que está en la celda c5. Cuando escribamos esa primera fórmula quedará =b1*c5. Para inmovilizar la celda b1 que tiene el precio por artículo, colocamos el cursor delante de la celda b1 (es decir entre el signo "=" y la "b" de b1) y después de pulsar la tecla F4, la fórmula quedará: =$b$1*c5, con lo cual ya la celda b1 está inmovilizada y al autollenar, no se modificará ni la letra "b" de la columna, ni el número 1 de la fila. Hecho esto, todos los números c5, c6, c7,…. Quedarán multiplicados por lo que hay en b1.

La otra manera de hacerlo es directamente tipear el signo $ delante de la b y el mismo signo delante del número 1 al escribir la fórmula. Del mismo modo anterior, la fórmula se podrá autollenar al resto de las celdas.

Ordenamiento de datos

Si lo que se desea es ordenar un conjunto de datos, debe seleccionarse el mismo (inclusive los rótulos) y puede ordenarse directamente en base a la primera columna (columna A), utilizando los botones A-Z (ascendente) o Z-A (descendente). Si se quiere ordenar por alguna otra columna que no sea la primera (la A), hay que seleccionar todos los datos (con rótulos y todo) e ir a DATOS y elegir la opción Ordenar… En el cuadro que aparece, arriba de todo permite elegir de una lista desplegable por cuál rótulo de columna quere ser la primera también), y a la derecha aparece si queremos que el ordenamiento sea ascendente o descendente

 Imagen de una hoja electronica o de calculo.